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【原创】文档管控中的困惑及已经意识到的有效性原则  

2014-03-27 05:30:30|  分类: Leverer之我见 |  标签: |举报 |字号 订阅

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原作:杠杆使者Leverer   2014-03-27   原创于 2012-05

 

 

【原创】文档管控中的困惑及已经意识到的有效性原则 - 杠杆使者Leverer - 杠杆力

 图片来源:iwstech.com
 

……对于毁盘丢失文件所引发的困扰就是这些,另一大困扰则是文件管理与控制,这与毁盘事件直接有关。自己是一个多路出击、多主题工作、多面开花、多专业复合的人,同时又是多工具工作、多电脑工作、多盘备份、多地点办公、多人合作之人;作为管理顾问,参考的资料多,自创的东西也多;成品多,半成品更多。想一想,这样的诸多并存,能简单地备份吗?想想都可怕。这里做了一点,那里做了一些,今天做了一部分,明天做了一部分,互有交叉,又有新变化,所以曾感叹,要引入精益管理的思想,像消灭库存那样来消灭半成品文件。然而话易说,事难做啊,究竟该怎样做才好呢?在没有解决方案的当前状况下,各种文件并存,不断处理清理,居然花去自己相当一部分精力,即使这样也没有解决好文件的有效和高效管控问题,成了自己的一大内伤和心病。我坦言自己的困惑和无奈,也一直在探寻更好的解决方案,居然也有所心得,有的甚至还相当有价值。

自己的事儿别人可能是看不明白的,也不需要别人看那么明白。现在想想连自己都觉得可怕。并且自认为,假如真能解决好这个文件管理的问题,其价值并不亚于任何其它的创新成果。因为这并不是小事一桩,这是很典型的当代条件下文档管理的重大课题和挑战,解决得好与不好,绝对会影响到一个人的工作工效,也决定了其中的风险。看看自己就知道了,元月坏盘,让自己“元气大伤”,至今都未完全恢复,前天又来一把,令自己彻底崩溃。现在所写是痛定思痛,并不是要检讨自己,也不是在安慰自己,而是强迫自己从中悟出点东西来,也不枉连遭三次打击之痛。

说来说去,究竟自己在文档管控中的困惑都有哪些呢?试着总结几条如下:

l  文件的拆与合?导致文件数量与查找效率问题;

l  文件的多处性,导致文件携带、查找、内容冲突与仓促备份问题;

l  文件的多阶段性,导致太多的半成品问题;

l  文件的多人参与性,导致内容冲突、修订确认、更新同步问题;

l  文件的共享性,导致文件维护、重复拷贝问题

l  文件的安全保密性,导致加密、重复备份等问题

l  文件的测试与记录备份,导致文件的冗余备份问题

 【原创】文档管控中的困惑及已经意识到的有效性原则 - 杠杆使者Leverer - 杠杆力

 图片来源:image.baidu.com

多少年来,自己一直在与困扰抗争中前进。至少现在已经意识到的有效性原则可以有这样几条:

l  文件的唯一性

l  合并同类项

l  分门别类

l  名称标识的规范性

l  巧用打包

l  网络同步共享

l  尽可能减少文件数量

l  多利用文档结构图及目录链接

l  及时清理

l  定期备份与经常性备份相结合

l  大力消减在制品及半成品文件,提高成品率。

 【原创】文档管控中的困惑及已经意识到的有效性原则 - 杠杆使者Leverer - 杠杆力

 图片来源:tech.sina.com.cn

 

……

信息不唯一,必生乱;信息不及时,必添扰。

决不能小看这桩并不起眼的貌似小事一件的举动,这其实是在实践一项大的管理原则。

花了些时间对其中的工作表进行了删除、合并、调整和简化,即ECRS,使得文件瘦身,这个也是很有意义的实践。

 

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